El cierre del ejercicio es uno de los momentos en los que empresas y autónomos revisan con mayor detalle su contabilidad. Durante este proceso es relativamente habitual encontrar facturas que, por diferentes motivos, no se habían registrado correctamente: documentos que llegaron tarde, facturas guardadas en un correo electrónico, gastos que no se enviaron a la asesoría o incluso ingresos que quedaron pendientes de contabilizar.
Encontrar una factura sin contabilizar no significa necesariamente que exista un problema grave. Lo importante es detectarla a tiempo, comprobar a qué periodo corresponde y darle el tratamiento contable y fiscal adecuado antes de cerrar las cuentas.
¿Por qué aparecen facturas sin contabilizar?
En negocios con un volumen elevado de operaciones es fácil que algún documento quede fuera de la contabilidad. Puede ocurrir porque un proveedor envía la factura a una dirección de correo diferente, porque un empleado realiza una compra y entrega el justificante meses después o simplemente porque la documentación no se ha organizado correctamente. También puede suceder con las facturas emitidas. Una empresa puede haber prestado un servicio y generado la factura, pero esta no haber llegado correctamente al sistema contable.
Lo primero: identifica a qué ejercicio corresponde
Cuando aparece una factura pendiente, el primer paso es comprobar su fecha y determinar cuándo se produjo realmente la operación. Esto es especialmente importante porque contablemente los ingresos y gastos deben registrarse atendiendo al principio de devengo. Es decir, hay que considerar cuándo se genera económicamente la operación y no únicamente cuándo se paga o se cobra.
Comprueba si se trata de un ingreso o de un gasto
La forma de actuar también dependerá del tipo de factura encontrada. Si se trata de una factura de un proveedor, habrá que revisar si el gasto cumple los requisitos para ser contabilizado y, cuando corresponda, fiscalmente deducible.
Si lo que se ha omitido es una factura emitida a un cliente, la situación merece especial atención, ya que puede afectar a los ingresos declarados y a las obligaciones tributarias de la empresa.
En ambos casos, conviene corregir la incidencia cuanto antes en lugar de esperar a que sea detectada posteriormente.
¿Qué ocurre con el IVA de una factura olvidada?
Una factura sin contabilizar también puede afectar al IVA. Si se trata de una factura recibida, habrá que comprobar cuándo puede ejercerse el derecho a deducir el IVA soportado y si se cumplen los requisitos establecidos para ello. En las facturas emitidas, un error puede tener consecuencias diferentes porque la empresa podría haber dejado de declarar un IVA repercutido que correspondía ingresar.
¿Y si ya se presentó una declaración?
Este es uno de los puntos que más dudas genera. Puede ocurrir que la factura corresponda a un trimestre cuya declaración fiscal ya se haya presentado. En ese caso será necesario estudiar qué impuesto está afectado y cuál es el procedimiento adecuado para regularizar la situación.
Dependiendo de las circunstancias, puede ser necesario corregir una autoliquidación anterior o aplicar el tratamiento correspondiente en una declaración posterior cuando la normativa lo permita.
Cada situación debe analizarse individualmente, especialmente cuando existen diferencias de IVA, retenciones o ingresos declarados.
La importancia de revisar la contabilidad antes de cerrar
Una contabilidad actualizada permite conocer el resultado real del negocio y preparar correctamente sus obligaciones fiscales. En Taxa Asesores ayudamos a autónomos y empresas a revisar su contabilidad antes del cierre, detectar documentación pendiente y aplicar el tratamiento adecuado a cada factura para evitar errores posteriores.
Encontrar una factura sin contabilizar antes del cierre del ejercicio tiene solución, pero es importante no registrarla automáticamente sin comprobar su fecha, naturaleza y consecuencias fiscales. Revisar facturas, movimientos bancarios y declaraciones presentadas permite detectar posibles diferencias antes de cerrar definitivamente el ejercicio.
Si has encontrado facturas pendientes o quieres revisar tu contabilidad antes de final de año, en Taxa Asesores podemos ayudarte a preparar el cierre y corregir posibles incidencias antes de que se conviertan en un problema.
